PhD ở Mỹ, liên hệ với giáo sư trước khi nộp hồ sơ, TẠI SAO KHÔNG NHỈ?

Bạn muốn theo con đường nghiên cứu/học thuật và bạn quyết định chọn nước Mỹ là nơi gửi gắm vài năm tuổi xuân của mình để theo đuổi tấm bằng PhD- chiếc vé đưa bạn đến với nghiên cứu/học thuật. Bạn đã có trong tay một bộ hồ sơ tốt nhất trong khả năng của mình: một bài luận thể hiện được con người bạn, điểm GRE và GPA đạt theo yêu cầu của trường, thư giới thiệu ổn, một bài viết mẫu tốt nhất mà bạn có thể viết… Còn  thiếu gì không nhỉ? Về mặt lý thuyết thì bạn đã có đầy đủ tài liệu cần thiết rồi đấy, chỉ cần ấn nút submit hồ sơ là bạn có thể thảnh thơi thư giãn, chờ đợi đến ngày hồ sơ của mình được một trường nào đó chấp nhận.

Nhưng hãy chờ chút, còn một việc mà tôi tin rằng nếu thực hiện, cơ hội được nhận của bạn sẽ cao hơn rất nhiều: LIÊN HỆ VỚI GIÁO SƯ CỦA TRƯỜNG TRƯỚC KHI NỘP HỒ SƠ. 

Để nộp hồ sơ xin PhD các ngành xã hội ở Mỹ, việc liên hệ với giáo sư trước khi nộp hồ sơ là không bắt buộc vì trước khi chính thức bước vào giai đoạn viết luận văn, bạn sẽ phải học course work khoảng hai năm. Quá trình học course work sẽ định hình ý tưởng nghiên cứu của bạn, và ý tưởng này có thể thay đổi ít nhiều so với những gì bạn chia sẻ trong bài luận. Ngoài ra việc liên hệ trước với giáo sư không đảm bảo 100% là hồ sơ của bạn sẽ thành công.

Nhưng vì sao ta vẫn nên chủ động liên hệ với trường, với giáo sư trước khi nộp hồ sơ?

Thứ nhất, chủ động liên hệ với giáo sư chứng tỏ bạn là một THÍ SINH NGHIÊM TÚC và CÓ KẾ HOẠCH RÕ RÀNG. Việc đi học không phải là ý tưởng bất chợt đến trong lúc vui vui, mà bạn đã thật sự suy nghĩ về nó bởi bạn đã dành thời gian tìm hiểu và bỏ công sức liên hệ với trường để tự “chào bán bản thân”. Có thể bạn đang nghĩ “ý định của tôi hoàn toàn nghiêm túc mặc dù tôi không liên hệ với bất kỳ ai”. Tuy nhiên, tôi cho rằng liên hệ với trường, với giáo sư trước khi nộp hồ sơ đem lại cho bạn cơ hội thể hiện sự nghiêm túc đó ra, và biết đâu có thể dập tắt một số hoài nghi về bạn mà họ có thể có nếu chỉ đánh giá bạn dựa trên giấy tờ. Một người bạn của tôi có điểm speaking TOEFL chưa đạt yêu cầu của trường, bạn thật sự lo lắng vì không muốn mất thời gian thi lại. Bạn chủ động liên hệ với trường, và sau khi kết thúc cuộc nói chuyện qua Skype với giám đốc Chương trình PhD (PhD Program Director), thầy đã nói với bạn ấy là “Tiếng Anh của em rất tốt, tôi không thấy có vấn đề gì về kỹ năng nói của em. Thật may là em đã liên hệ với chúng tôi, nếu không chúng tôi sẽ có chút hoài nghi về khả năng tiếng Anh của em nếu chỉ nhìn vào điểm”.

Thứ hai, tôi tin là nếu bạn đi bước này, bạn sẽ khiến bản thân mình ĐẶC BIỆT hơn những thí sinh khác, bạn sẽ khiến người ta chú ý đến bạn hơn. Hãy thử tưởng tượng hồ sơ của bạn chỉ là một trong một trăm, hai trăm, hay thậm chí hàng trăm hồ sơ mà trường nhận được hàng năm. Rõ ràng việc bạn liên hệ trước sẽ đem lại lợi thế cho bạn. Nếu bạn không liên hệ, phải đợi mãi đến khi hội đồng tuyển sinh ngồi lại với nhau và đọc từng hồ sơ, người ta mới biết đến tên bạn, và người ta chỉ có thể tìm hiểu con người bạn thông qua những gì bạn viết. Nhưng hãy nghĩ nếu bạn để lại ấn tượng tốt sau một cuộc nói chuyện qua Skype hoặc gặp trực tiếp với một giáo sư, hội đồng tuyển sinh chắc chắn sẽ lưu ý hơn đến hồ sơ của bạn “À, tôi đã nói chuyện với em này rồi, có vẻ rất nhiệt tình, tràn đầy năng lượng và thật sự thích nghiên cứu. Để xem hồ sơ thế nào nào?” Nếu giáo sư mà bạn có cùng research interest có cảm tình và muốn làm việc với bạn, thì khả năng cao họ sẽ “đấu tranh”cho bạn nếu họ tham gia vào hội đồng tuyển sinh đấy.

Tôi có một cô bạn người Mỹ vừa hoàn thành PhD, cô ấy đã khuyên tôi thế này “Mai cố gắng liên hệ với trường và giáo sư nhé, nếu Mai có thể sang Mỹ gặp trực tiếp họ thì càng tốt. Việc này không đảm bảo chắc chắn Mai sẽ được nhận nhưng sẽ làm tăng cơ hội của cậu lên rất nhiều đấy.” Khi tôi hỏi một vị giáo sư làm sao để apply thành công. Thầy đã trả lời tôi rằng “em đã chủ động liên hệ với chúng tôi, bước đầu em đã làm được một việc rất tốt rồi. TÌM HIỂU MỘT NGƯỜI KHI GẶP HOẶC NÓI CHUYỆN TRỰC TIẾP SẼ RẤT KHÁC VỚI VIỆC TÌM HIỂU MỘT NGƯỜI QUA GIẤY TỜ”.

Thứ ba, chủ động liên hệ trước còn giúp bạn trả lời câu hỏi liệu chương trình PhD của trường đó có phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng, kinh nghiệm và kỹ năng của bạn không. Biết đâu khi Skype hoặc trò chuyện trực tiếp giáo sư, bạn nhận ra họ đang tìm kiếm những tố chất khác với những gì bạn có, giáo sư mà bạn muốn làm việc cùng sắp chuyển trường/ nghỉ hưu, research interest của bạn không còn là ưu tiên của trường nữa, vân vân và vân vân. Và thế là bạn tiết kiệm được gần trăm đô tiền nộp hồ sơ rồi đấy 😀

Khi tôi lên kế hoạch liên hệ với giáo sư, tôi không thật sự tự tin vào bản thân mình, tôi lo sợ nhiều thứ: kiến thức của mình có ít quá không, mình có cơ hội được không, mình có làm phiền họ không, vân vân và vân vân. Nhưng cô bạn người Mỹ và thầy hướng dẫn bên Anh của tôi động viên tôi là “HÃY LUÔN NGHĨ RẰNG TRƯỜNG SẼ TỰ HÀO KHI CÓ MỘT SINH VIÊN NHƯ EM. KIẾN THỨC, SỰ HAM HỌC HỎI, VÀ QUAN ĐIỂM/GÓC NHÌN KHÁC BIỆT- DO SỰ KHÁC BIỆT VỀ VĂN HOÁ, GIÁO DỤC, TÍNH CÁCH SẼ ĐÓNG GÓP VÀO SỰ ĐA DẠNG CỦA TRƯỜNG”. Bạn tôi luôn nói với tôi một câu rất truyền cảm hứng. Tôi xin chia sẻ lại với bạn bởi tôi tin là nó sẽ rất hữu ích mỗi khi bạn đang hoài nghi về chính mình:

 BE CONFIDENT. NEVER SELL YOURSELF SHORT

       HÃY TỰ TIN. ĐỪNG BAO GIỜ ĐÁNH GIÁ THẤP BẢN THÂN

Nếu bạn đang muốn tưới thêm gia vị mang tên tự tin vào hồ sơ của bạn, tôi cũng xin khuyên bạn như những gì thầy và bạn tôi đã nói với tôi. Tôi tin rằng NẾU BẠN LUÔN CỐ GẮNG THÌ HÃY TIN RẰNG BẠN XỨNG ĐÁNG ĐƯỢC NHẬN VÀ ĐÓ LÀ MAY MẮN CỦA TRƯỜNG KHI CÓ MỘT SINH VIÊN NHƯ BẠN!! 

Tiếp theo tôi xin chia sẻ kinh nghiệm quá trình tôi liên hệ với trường và các giáo sư. Kinh nghiệm của tôi chỉ giới hạn trong các ngành xã hội, mà cụ thể là Political Science và Public Policy ở Mỹ. Kinh nghiệm này có thể không phù hợp với các bạn đang apply ngành kỹ thuật hoặc ngành xã hội ở các nước khác.

Theo tôi ta nên chuẩn bị liên hệ từ khoảng 3-4 tháng trước khi deadline

          1.Ta nên liên hệ với ai?

Tôi thường liên hệ với Giám đốc Chương trình PhD (Phd Program Director) của trường và một hoặc hai giáo sư có hướng nghiên cứu phù hợp nhất với sở thích và nguyện vọng của tôi. Vì sao lại là hai đối tượng này?

Với PhD programme director, bạn có thể khai thác các thông tin liên quan đến quá trình tuyển sinh mà bạn không thể tìm thấy trên website. Ví dụ thông tin về số lượng hồ sơ trung bình trường nhận hàng năm, tỷ lệ được nhận, họ có ưu tiên sinh viên quốc tế không, điểm GRE “cut-off” là bao nhiêu, người ta có ưu tiên funding cho hướng nghiên cứu mà bạn quan tâm hay không? Nếu thấy bạn phù hợp, thầy có thể giới thiệu bạn đến một hoặc hai giáo sư đang tìm sinh viên có hướng nghiên cứu như bạn. Ngoài ra, PhD programme director chắc chắn nằm trong ban tuyển sinh, nên nếu bạn để lại ấn tượng tốt, họ sẽ xem xét hồ sơ của bạn kỹ hơn.

Đối với các giáo sư mà bạn quan tâm đến lĩnh vực nghiên cứu của họ (tôi sẽ gọi tắt là faculty member), bạn có thể hỏi họ đang tìm kiếm sinh viên có tố chất thế nào (kỹ năng, kinh nghiệm nghiên cứu, các khoá học đã học, vv), các nghiên cứu họ đang làm và hướng đi trong tương lai, họ thường nhận bao nhiêu sinh viên hàng năm, và cách họ làm việc với sinh viên.

2. Nên liên hệ thế nào để đảm bảo nhận được hồi âm?

Tôi đã nghe kể rằng có nhiều bạn gửi email cho rất nhiều giáo sư, nhưng hầu như không nhận được hồi đáp. Giáo sư là những người rất bận rộn, họ đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau ở trường: làm nghiên cứu, giảng dạy, và làm các dịch vụ khác phục vụ trường. Tôi chỉ có một lời khuyên dành cho bạn: HÃY LUÔN THỂ HIỆN SỰ CHÂN THÀNH trong mỗi email bạn gửi đi. Hãy tìm hiểu thật kỹ các thông tin về trường , về khoá học, đọc các nghiên cứu của giáo sư bạn quan tâm, đọc kỹ một vài nghiên cứu mà bạn thấy hứng thú nhất và ghi lại những câu hỏi bạn băn khoăn để nếu có cơ hội Skype, hãy trao đổi với họ.

Email đầu tiên nên ngắn gọn, giới thiệu được background của bạn, thể hiện sự quan tâm và mong muốn apply vào trường, nhắc đến một hoặc hai bài báo của giáo sư mà bạn quan tâm nhất và giải thích vì sao bạn quan tâm (nếu bạn viết cho một faculty member), hoặc nêu lên mong muốn được nói chuyện qua Skype/ nói chuyện trực tiếp (nếu bạn ở Mỹ) để hỏi một số câu hỏi liên quan đến quá trình tuyển sinh (nếu bạn viết cho PhD programme director).

Ta tuyệt đối không nên viết một lá thư chung chung cho một loạt giáo sư. Đây thường là lý do hàng đầu thư của ta sẽ bị cho vào thùng rác. 

Đây là email mà chắc chắc các giáo sư sẽ lắc đầu quầy quậy khi đọc, và email sẽ đi thẳng từ hòm thư của bạn đến  thùng rác của thầy.

Dear Professor ABC,

My name is X, I am a student at Y College/I am working for Z company/institute and I plan to apply for graduate school on T and I’m getting in touch to ask if you can give me any advice or direction about that.

Sincerely,

Your name

Còn đây là một email mà xác suất bạn nhận được hồi âm sẽ cao hơn rất nhiều. Nếu bạn nộp ngành Public Policy, với chuyên ngành hẹp hơn là Non-profit management, và research interest tập trung vào NGO, bạn  có thể viết một email như sau:

Dear Professor ABC

My name is “TÊN BẠN”, from Viet Nam. I plan to apply for the PhD program of Public Policy at “TÊN TRƯỜNG BẠN APPLY” this year. From my own research, I have found out that my research interests closely align with yours.

Having a Master’s degree/ Bachelor’s degree in “CHUYÊN NGÀNH CỦA BẠN” at “TÊN TRƯỜNG ĐH HOẶC THẠC SỸ” and  “SỐ NĂM” years of experience in non-profit sector, I have developed a strong interest in internal politics within an NGO and coordination among NGOs working on the same area of interests. I am also particularly interested in power dynamics between NGOs and their donors, and power relations of transnational actors in promoting sustainable development programs in developing countries. I was so excited to find out that part of your research centers on nonprofit management, and inter-organizational relations. These are the topics I really want to build my expertise in. I have read two publications which you authored (“xxx”, and “yyy”) and I really enjoyed them both. They gave me ideas for my future research. Your papers have made me realize that “NHỮNG BÀI HỌC BẠN RÚT RA TỪ BÀI BÁO”

I hope you don’t mind my getting in touch. I would like to ask if you are accepting graduate students in 2018 and if my research interests fit with your priorities in the coming time. If you are, I would like to talk to you a little more by Skype. Please let me know if you would you like to see my CV and know more about my research qualifications.

I am very interested in the “TÊN TRƯỜNG BẠN APPLY” and your work! I hope to have an opportunity to discuss my research interests with you.

I know you are very busy so I greatly appreciate any time you can give me!

I look forward to hearing from you!

Your name,

Với email này, cơ hội bạn nhận được hồi đáp cao hơn rất nhiều phải không? Vì sao?

Vì email này thể hiện bạn là một người nghiêm túc, bạn đã thực sự tìm hiểu về trường, và tận dụng tất cả những thông tin có trên website. Email này cũng thể hiện bạn thực sự muốn làm nghiên cứu và đã suy nghĩ đến hướng nghiên cứu bạn sẽ theo đuổi trong tương lai. Việc nhắc đến các bài báo của giáo sư chứng tỏ bạn đã tìm hiểu kỹ profile nghiên cứu của họ, điều này cho thấy bạn tôn trọng thời gian của các giáo sư- những người lúc nào cũng bận rộn.

Nếu là email cho PhD programme Director, bạn cũng có thể áp dụng email trên nhưng không cần nhắc đến các bài báo và hãy thể hiện là bạn đã tìm hiểu rất kỹ về quy trình nộp hồ sơ trên website nhưng vẫn còn một số câu hỏi liên quan đến quá trình này mà bạn muốn thảo luận sâu hơn.

Tiêu đề của email cũng cần thể hiện được ngay nội dung của email. Bạn có thể dùng tiêu đều sau cho email:

Email cho PhD Programme Director:  Fall 2018 Prospective PhD Student: Admission Info needed;

Email cho faculty member: Fall 2018 Prospective PhD Student: Research Interest Info needed

Nếu sau một hoặc hai tuần mà không nhận được phản hồi, bạn có thể gửi một email follow-up. Tôi gửi email có cấu trúc như trên cho một vị giáo sư nhưng sau hai tuần tôi không nhận được bất cứ hồi âm nào. Tôi quyết định viết một email follow-up nhưng cũng bặt vô âm tín. Khoảng gần hai tháng sau, khi tôi gần như không quan tâm đến email ấy nữa thì giáo sư hồi âm và rất xin lỗi vì thầy đi nghỉ nên không kiểm tra email thường xuyên. Sau đó thầy hẹn Skype với tôi, trong lúc nói chuyện thầy có chia sẻ rằng, năm nay trường sẽ chỉ lấy 1 hoặc 2 sinh viên quốc tế. Thật bất ngờ sau đó tôi lại được chọn. Tôi tin rằng một phần do tôi đã chủ động liên hệ trước. Vậy, các bạn đừng ngại ngần mà hãy chủ động nhé!

3. Ta nên nói chuyện thế nào để gây ấn tượng và thu được nhiều thông tin

Nếu bạn đã nhận được lời đồng ý nói chuyện qua Skype với các thầy cô rồi, CHÚC MỪNG BẠN! Để đạt được kết quả tốt nhất từ cuộc nói chuyện này, ta hãy chuẩn bị thật kỹ. Hãy nói với tất cả sự NHIỆT HUYẾT và CHÂN THÀNH của bạn. Tôi thường viết ra các câu hỏi theo chủ đề, để một khoảng trống sau mỗi câu hỏi để ghi lại những câu trả lời của giáo sư nếu cần thiết. Cuộc nói chuyện đầu tiên bao giờ cũng khiến ta hồi hộp hơn cả, nhưng sau một vài lần như thế, bạn sẽ thấy sự tự tin của mình tăng lên đáng kể. Trước buổi nói chuyện đầu tiên, tôi chuẩn bị rất kỹ, tôi nghĩ đến các tình huống có thể xảy ra và tập nói thử một mình hoặc nói với một người bạn nhiều lần.

Và sau đây là một số câu hỏi mà tôi nghĩ bạn có thể tham khảo:

– What do you think is the biggest strength of the program?

-What do you  look for in a prospective student?

– Among all criteria: GPA, GRE scores, letter of recommendation, statement of purpose, and writing sample, how do you weigh these criteria, which is weighed the most heavily?

– Do you set a minimum score for GRE or GPA, but on average, what is considered to be competitive score of GRE and grade of GPA? Can experiences in research help compensate for normal GRE scores?

– Do I need to submit a sample on the topic I am interested in pursuing for the PHD?

– What prerequisite courses are required before a prospective student applies?

– Do you give priority to students who have experiences in qualitiative or quantitative experiences?

– How many applications do you receive each year on average? And how many are admitted? What is the attrition rate? And do you know why they left?

– What are the process of admissions? Does interview involve? When will I know the result? Which month the course start?

– Are students considered for assistantship automatically if admitted?

– How do you support students for publications?

– How does the department prepare the students to become a teaching assistant/research assistant?

– What is the student to professor ratio?

– How available are faculty to the students?

-Do students have the opportunities to present at conferences? And do you fund them?

-Are students assigned advisors or do they choose one?

-Where do students find work after graduation, in academia or outside acamedia? How long after graduation, are they able to find job?

-What is your advice for successful applications?

– Is the alumni network active? What are the main actvities of the network?

-It seems that you invest a lot in a PhD student, what are your expectations of students? How do you expect them to return?

-Other questions specifically relate to professors’ papers, their research interests and your interests.

Còn một số câu hỏi nữa mang tính cá nhân nên cho phép mình không chia sẻ lên đây. Bạn có thể chia các câu hỏi trên theo các chủ đề như 1) admission process 2) research interest 3) student-professor mentorship 4) ABC để tiện theo dõi khi trò chuyện. Nếu bạn có thêm câu hỏi nào nữa, thì hãy bổ sung vào danh sách trên nhé!

Mặc dù liên hệ với giáo sư trước khi nộp hồ sơ không đồng nghĩa với việc bạn chắc chắn sẽ được nhận, tôi tin rằng đây là một việc nên làm và sẽ đem đến nhiều lợi thế cho hồ sơ của bạn. Chúc các bạn may mắn!