Cuộc sống của một nghiên cứu sinh: Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả?

Nếu bạn có mặt tại buổi học đầu tiên của khoá học “Political Network Analysis” hôm ấy, bạn sẽ nghe giáo sư nói:

“Để hoàn thành yêu cầu của khoá học, các em phải đọc một chương sách và khoảng hai ba bài báo mỗi tuần. Ngoài ra, các em cũng phải làm bài tập lập trình và viết một bài phản biện mỗi tuần. Cuối kỳ, các em phải nộp một bài nghiên cứu từ sáu nghìn đến mười nghìn chữ”

Nếu bạn có mặt tại buổi học đầu tiên của khoá học “Quantitative Methods III” hôm ấy, bạn sẽ nghe giáo sư nói:

“Khoá học yêu cầu các em phải đọc một, hai chương sách mỗi tuần. Ngoài ra, các em phải làm bài tập lập trình và viết hai bài nghiên cứu sử dụng  mô hình được học trong khoá học (một bài giữa kỳ và một bài cuối kỳ). Ngoài bài nghiên cứu cuối kỳ, các em sẽ có một bài kiểm tra mang về nhà. Bài kiểm tra và bài nghiên cứu phải nộp đầu tháng mười hai”

Nếu bạn có mặt tại buổi học đầu tiên của khoá học “Introduction to Comparative Politics” (ở cấp độ tiến sỹ) hôm ấy, bạn sẽ nghe giáo sư nói:

“Mỗi tuần các em sẽ có từ năm đến sáu bài đọc và một cuốn sách. Các em phải ghi lại comments về bài đọc vào mẫu phân tích bài đọc tôi gửi kèm email vào tối chủ nhật hàng tuần. Ngoài ra, các em sẽ thay phiên nhau điều hành buổi thảo luận. Cuối kỳ, các em phải nộp và trình bày trước lớp một bài nghiên cứu”

Nếu bạn có mặt tại buổi họp đầu tiên của khoá học mà tôi đang làm trợ giảng, bạn sẽ nghe giáo sư nói:

“Làm trợ giảng cho khoá học này, các em phải đến lớp nghe giảng và đọc các bài đọc tôi giao cho sinh viên để hiểu nội dung bài giảng. Có như thế, các em mới có thể trả lời câu hỏi và chấm bài thi cho sinh viên được”.

 Và nếu bạn có mặt trong buổi họp giữa tôi và thầy hướng dẫn:

“Em đọc cho tôi tài liệu về đề tài này, và lên ý tưởng cho bài nghiên cứu. Làm sớm thì chúng ta có thể chạy dự án sớm”.

Biết tôi đang ngụp lặn trong bài vở và công việc khi năm học mới bắt đầu, thầy “trấn an”: Để trở thành một nghiên cứu sinh thành công, em phải nắm vững được “nghệ thuật” cân bằng giữa việc học trên lớp, công việc trợ giảng, nghiên cứu độc lập (để có bài đăng báo), và viết luận văn.

Điểm chung của mỗi tình huống trên là gì? Có thể nhận ra rõ ràng rằng, khối lượng công việc của một nghiên cứu sinh rất rất lớn. Không chỉ vậy, kỳ vọng của các giáo sư đối với chất lượng công việc của một nghiên cứu sinh cũng rất cao. Sẽ không có chuyện, bạn có thể thoả hiệp “thầy ơi, tuần này em đang bận môn X quá, thầy lùi lại bài viết môn của thầy được không ạ?”. Ngoài công việc trên lớp, tôi còn muốn hoàn thành cuốn sách đầu tay bằng tiếng Việt mà tôi đã ấp ủ từ lâu, và duy trì trang blog này. Liệu có cách nào để hoàn thành được tất cả những điều trên? Một lần, giáo sư khoá học “Introduction to Comparative Politics” đã tâm sự với chúng tôi thế này : Thầy biết các em rất bận rộn, nhưng nếu các em biết cách quản lý thời gian thì các em có thể hoàn thành tốt những công việc được giao. Kỹ năng quan trọng đầu tiên mà một nghiên cứu sinh cần học là quản lý thời gian.

Lắng nghe lời khuyên của thầy, tôi quyết tâm học cách quản lý thời gian một cách nghiêm túc. Và tôi đã có ít nhiều thành công với phương thức quản lý thời gian mới. Dù khối lượng công việc năm thứ hai nặng và khó hơn năm đầu rất nhiều, tôi đã không còn phải thức khuya đến tận hai ba giờ sáng để làm việc, rồi sáng hôm sau mang bộ mặt bơ phờ như zombie đến văn phòng nữa. Trong bài blog này, tôi chia sẻ với bạn đọc cách tôi quản lý thời gian cho kỳ học này. Tôi hi vọng bài viết sẽ hữu ích cho bạn đọc!

Mua một cuốn sổ lập kế hoạch phù hợp với công việc

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại sổ lập kế hoạch. Vì khối lượng công việc nhiều, tôi chọn cho mình một cuốn sổ lớn, có đủ không gian để lập kế hoạch cho từng ngày trong mười hai tháng. Tôi cũng cần một cuốn sổ có đủ chỗ cho khoảng năm đến tám đầu việc một ngày. Tôi luôn mang theo mình cuốn sổ này để khi có công việc gì phát sinh, tôi sẽ ghi lại ngay.

(Đây là cuốn sổ lập kế hoạch tôi luôn mang theo bên người)

Bắt đầu một ngày mới vào một giờ cố định

Khi còn là nghiên cứu sinh năm thứ nhất, tôi rất nuông chiều bản thân. Tôi thức dậy bất cứ giờ nào tôi muốn. Nếu lớp học bắt đầu từ chín rưỡi sáng, tôi sẽ dạy từ tầm khoảng tám giờ bốn năm. Và thể nào, tôi cũng hối hối hả hả ăn vội, uống vội rồi lao đến lớp. Hôm nào không có việc ở trường, tôi lại ngủ xả láng đến tận mười hay mười một giờ trưa. Hệ quả của sự vô tổ chức này là gì? Đó là tôi thường xuyên phải thức khuya để làm việc, kèm theo đó là sức khoẻ của tôi ngày càng giảm sút. Tôi vẫn nhớ, cuối học kỳ một, tôi liên tục phải thức đến tận ba giờ sáng để hoàn thành công việc. Tôi đã ốm liền ba tuần, và phải huỷ bỏ rất nhiều kế hoạch của bản thân. Đó thực sự là một kỷ niệm không đáng nhớ!

Bắt đầu từ năm thứ hai, tôi thức dậy từ bảy giờ sáng hàng ngày, và bắt đầu công việc ở trường từ tám giờ sáng. Trước khi bắt đầu công việc, tôi sẽ ghi ra tất cả các đầu việc tôi muốn hoàn thành trong ngày vào sổ lập kế hoạch. Vì bắt đầu một ngày sớm, tôi chưa một lần phải thức khuya quá mười một giờ trong học kỳ này. Tất nhiên vì nhiều việc, nên thỉnh thoảng tôi vẫn phải làm một hai tiếng vào buổi tối, nhưng tôi vẫn đảm bảo có thể ngủ đủ giấc. (Bạn không biết đấy thôi, nếu tôi ngủ không đủ giấc, tôi sẽ trông không khác gì zombie, lờ đờ đi lại trong văn phòng)

Lên kế hoạch đầu việc kèm theo thời gian hoàn thành cụ thể

Tôi vẫn nhớ năm thứ nhất, tôi rất hay làm việc theo cảm tính. Nếu tôi thích đầu việc nào (hoặc tôi nghĩ đầu việc ấy dễ) tôi sẽ dành rất rất nhiều thời gian cho việc ấy. Tôi thường né tránh những việc khó và những việc tôi “ghét”. Bây giờ, dù công việc khó hay dễ, dù tôi thích hay không thích, tôi sẽ viết ra, lên kế hoạch thời gian để thực hiện. Vì công việc nhiều, tôi thường chỉ dành khoảng một tiếng đến hai tiếng cho mỗi đầu việc. Tuy một, hai tiếng cho một đầu việc không phải nhiều, nhưng nếu ta tập trung hết sức trong khoảng thời gian ấy, ta vẫn có thể tạo ra những sản phẩm có chất lượng tốt. Nếu ta làm việc “lờ đờ”, “dật dờ” thì có dành cả ngày, chất lượng công việc của ta vẫn tệ.

Bắt đầu bằng một đầu việc khiến bạn cảm thấy thoải mái, dễ chịu.

Tôi có mấy cô bạn thường “để dành” đầu việc yêu thích đến cuối ngày như một món quà cho bản thân. Tôi thường bắt đầu một ngày bằng đầu việc tôi thích, đầu việc khiến tôi cảm thấy thoải mái dễ chịu. Điều này tạo cho tôi động lực và năng lượng để hoàn thành các công việc còn lại trong ngày. Từ tháng trước, tôi luôn dành một tiếng buổi sáng từ tầm khoảng tám giờ đến chín giờ chỉnh sửa bản thảo cuốn sách tiếng Việt mà tôi đang ấp ủ. Vì đây là việc tôi rất yêu thích, nên sáng nào tôi cũng cảm thấy hứng khởi, tràn đầy năng lượng.

Lên kế hoạch học ngoại ngữ hàng ngày (cho những bạn đang học thêm một ngoại ngữ)

Lời khuyên của tôi dành cho những bạn đang học ngoại ngữ là cố gắng lên kế hoạch học hàng ngày. Nếu quá bận, bạn chỉ cần dành khoảng hai mươi đến ba mươi phút là đủ. Kỳ này tôi nhận thêm lớp tiếng Pháp (tôi cần tiếng Pháp cho công việc nghiên cứu trong tương lai). Lớp học được tổ chức từ chín giờ đến chín giờ năm mươi mỗi buổi sáng từ thứ hai đến thứ năm. Ngay sau khi lớp học kết thúc, tôi sẽ dành khoảng ba mươi phút để ôn lại những gì được học trên lớp.

(Đây là ví dụ một ngày làm việc của tôi)

Luôn lên kế hoạch dài hạn

Tôi thường tự đặt deadline cho các bài viết của mình. Nếu bài viết phải nộp đầu tháng mười hai, tôi sẽ chia nhỏ bài viết thành nhiều giai đoạn, và đặt deadline cho mỗi giai đoạn đó. Ví dụ, tôi cam kết với bản thân rằng hết tuần hai của tháng mười, tôi phải tổng hợp được phần cơ sơ lý thuyết liên quan (literature review); hai tuần cuối của tháng mười, tôi sẽ phải hoàn thành xong phần lý thuyết và chạy thử số liệu; tôi sẽ bắt tay viết bản nháp đầu tiên trong hai tuần đầu của tháng mười một; hai tuần cuối tháng mười một tôi sẽ dành để chỉnh sửa bản nháp; và tôi sẽ nộp bài viết đầu tháng mười hai.

Dù bận đến đâu hãy dành thời gian cho bản thân

Tôi vẫn nhớ những “nhọc nhằn” của năm thứ nhất. Tôi làm việc tất cả các ngày trong tuần, cả thứ bảy lẫn chủ nhật. Đến cuối kỳ hai năm nhất, tôi còn làm việc cả tối chủ nhật. Chồng tôi lúc ấy đã chuyển xuống Arizona đoàn tụ với tôi, nhưng anh thường xuyên phải “lủi thủi” một mình. Tôi không có thời gian cho cả cuộc sống gia đình. Bước sang năm thứ hai, tôi quyết phải thay đổi tình trạng này. Giờ đây, dù bận đến mấy, tôi cũng dành ít nhất ngày chủ nhật không làm gì cả. Tôi sẽ gạt bỏ mọi thứ liên quan đến nghiên cứu ra khỏi bản thân, và tận hưởng cuộc sống xung quanh. Chúng tôi hứa với nhau rằng, chủ nhật chúng tôi sẽ dành trọn vẹn thời gian cho nhau, đi chơi, đi ăn tối, xem TV, và chơi với chú mèo Bẹp. Và tôi cũng rất mong chủ nhật (thứ hai ở Việt Nam), bởi đó là ngày tôi đăng bài mới lên blog. Thật lòng, lần nào đăng một bài mới, cảm xúc rộn ràng, hứng khởi cũng tràn ngập trong tôi. Từ tận đáy lòng, tôi chân thành cảm ơn bạn đọc blog đã dành thời gian đọc những chia sẻ của tôi. Sự quan tâm của bạn khiến cuộc sống nghiên cứu sinh của tôi thú vị và đỡ nhọc nhằn hơn rất nhiều!

Chắc bạn cũng để ý tôi ít khi viết bài về kỹ năng, lý do là bởi tôi tin rằng không có lời khuyên nào phù hợp cho tất cả mọi người. Để tìm ra cách quản lý thời gian hiệu quả phù hợp với bản thân, tôi tin rằng ta cần phải cân nhắc hai yếu tố (1) ta hiểu bản thân ta đến đâu, và (2) bản chất công việc của ta thế nào. Ta là người làm việc hiệu quả buổi sáng hay buổi chiều? Nếu đầu óc ta sáng suốt vào buổi sáng, ta có nên chọn đầu việc dễ và thú vị vào buổi sáng không? Hay là ta nên làm việc khó và sáng tạo khi đầu óc còn tỉnh táo? Tính cách của ta phù hợp làm đa việc một lúc hay chỉ có thể tập trung vào một việc? Nếu ta là người nhẫn nại, thích làm xong một việc mới làm việc khác, thì ta có nên nghe theo lời khuyên làm nhiều việc một ngày, mỗi việc chỉ dành khoảng một đến hai tiếng không? Ngược lại, nếu ta là người không kiên nhẫn, dễ chán khi dành quá nhiều thời gian cho một việc, ta nên chia nhỏ các đầu việc như thế nào? Hãy tự đánh giá xem bản thân ta là người hay lo lắng hay là người khá lạc quan, “dễ tính”. Tôi rất hay lo lắng cho tương lai nên tôi cảm thấy thoái mái hơn khi lên kế hoạch, deadline cho công việc. Vì như thế, tôi biết được khi nào tôi có thể cho ra được sản phẩm cụ thể. Đây là một trong số rất nhiều câu hỏi về bản thân mà ta cần cân nhắc khi lựa chọn phương pháp quản lý thời gian.

Tôi vẫn nhớ trong lớp học professionalization (khoá học dạy sinh viên PhD các kỹ năng mềm), thầy và tôi là hai người trong lớp không thể chịu nổi phương pháp “quả cà chua” Pomodora (làm tập trung hai lăm phút, nghỉ năm phút, rồi lại làm hai lăm phút). Tôi và thầy thực sự thấy phương pháp này không hợp với tính cách của chúng tôi một chút nào. Tôi không thể chịu được việc cái đồng hồ teng teng báo cho tôi biết đã đến giờ nghỉ khi tôi mới làm việc được có hai lăm phút. Tôi chợt nhận ra không có một phương pháp nào có thể phù hợp với tất cả mọi người. Hãy lắng nghe bản thân bạn, đừng ép bản thân theo một lời khuyên nào, bất kể lời khuyên ấy đã được bao nhiêu người áp dụng (thành công) đi nữa!

Cảm ơn bạn đã đọc chia sẻ của tôi và chúc bạn thứ hai nhiều niềm vui!

Thanh Mai

(Nguồn ảnh minh hoạ: Google)