“Quản trị cấp trên”- ứng dụng thế nào vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ khi học PhD?

Giả sử bạn đang làm một khảo sát ngắn, hỏi nghiên cứu sinh tiến sỹ câu hỏi sau, “Theo bạn, yếu tố quan trọng nhất đem lại sự thành công cho một sinh viên nghiên cứu là gì?” Bạn nghĩ câu trả lời phổ biến nhất sẽ là gì? Tôi tin rằng, “Tạo mối quan hệ tốt với các giáo sư, đặc biệt là giáo sư hướng dẫn và thành viên của hội đồng luận văn” sẽ là câu trả lời bạn bắt gặp nhiều nhất. Không phải ngẫu nhiên mà chọn ai làm giáo sư hướng dẫn hay chọn ai vào hội đồng luận văn là quyết định quan trọng nhất và cũng mất thời gian nhất của một nghiên cứu sinh. 

Một mối quan hệ tích cực với giáo sư hướng dẫn sẽ giúp bạn phát huy cao nhất tiềm năng của bản thân, và đem lại cho bạn vô vàn cơ hội: xuất bản nghiên cứu, tham gia vào những dự án thú vị, kết nối với những nhà nghiên cứu khác trong ngành, có được những lá thư giới thiệu có trọng lượng, vân vân và vân vân. Một mối quan hệ tồi tệ với giáo sư hướng dẫn (và hội đồng luận văn) sẽ khiến quán trình làm tiến sỹ vốn đã đầy căng thẳng, càng thêm phần thách thức, trắc trở. Tôi đã thấy nhiều bạn không thể hoàn thành chương trình tiến sỹ, hoặc bở dở chương trình chỉ với bằng thạc sỹ. Những trường hợp dang dở phần lớn bắt nguồn từ việc sinh viên và giáo sư không thể làm việc được với nhau.  

Mặc dù giáo sư hướng dẫn (và những thành viên khác của hội đồng luận văn) đóng một vai trò quan trọng bậc nhất cho sự thành công của bạn, tiếc thay, bạn chỉ là một phần nhỏ trong ưu tiên của họ. Ngoài hướng dẫn sinh viên nghiên cứu, các giáo sư còn phải xuất bản nghiên cứu, tham gia hội thảo, giảng dạy, và làm các hoạt động khác ở trường. Cô bạn thân tên W đã có lần chia sẻ với tôi một cách hài hước, “Thật ra, tớ không mong cầu đứng vị trí đầu tiên trong ưu tiên của giáo sư hướng dẫn. Tớ chỉ mong không đứng cuối bảng thôi là tốt rồi.” Vậy làm thế nào để xây dựng và tận dụng tốt nhất mối quan hệ với các giáo sư?

Trong bài viết tuần này, tôi giới thiệu và áp dụng khái niệm “Quản trị cấp trên” (Managing Up), một khái niệm trong quản trị kinh doanh vào việc phát triển và duy trì mối quan hệ hiệu quả với các giáo sư khi đi làm tiến sỹ. Chắc hẳn, chúng ta đã quá quen thuộc với mô hình truyền thống “Quản trị cấp dưới” (Managing down), tức là quản trị theo kiểu sếp chủ động tìm kiếm thông tin, đưa ra mệnh lệnh và cấp dưới nghe theo. Tuy nhiên, các nhà nghiên cứu quản trị ở phương Tây đã đưa ra một khái niệm đối lập nhưng không kém phần quan trọng là “Quản trị cấp trên” để chỉ quá trình cấp dưới làm việc và quản trị mối quan hệ với cấp trên để đạt hiệu quả cao nhất cho bản thân, cho sếp và cho công ty. Trong mô hình quản trị cấp trên, nhân viên được khuyến khích luôn chủ động tìm kiếm thông tin, đề nghị hỗ trợ thay vì chờ đợi sếp tự cung cấp cho mình. Trong mô hình này, cấp dưới được khuyến khích chủ động tạo dựng các mối quan hệ công việc hiệu quả dựa trên phân tích về áp lực, phong cách làm việc, điểm mạnh, điểm yếu của cấp trên. 

Đối với nghiên cứu sinh tiến sỹ, “Managing up” sẽ giúp bạn tận dụng tốt nhất mối quan hệ với giáo sư thông qua việc tìm hiểu rõ mục tiêu, phong cách làm việc của giáo sư và luôn chủ động tìm kiếm cơ hội để phát triển bản thân (thay vì ngồi chờ các giáo sư tạo cơ hội cho mình). Nghe có vẻ lạ, nhưng tôi tin là, khi hiểu giáo sư của bạn, hiểu câu hỏi nào quan trọng với họ, hiểu cách họ suy nghĩ, bạn có thể làm chủ quá trình học PhD của mình. 

Sau gần 4 năm theo đuổi con đường học tiến sỹ, đây là 3 thói quen làm việc với giáo sư mà tôi thấy hiệu quả nhất. 

Giữ liên lạc thường xuyên với giáo sư hướng dẫn và hội đồng luận văn

Trong mô hình quản trị cấp trên ở doanh nghiệp, nhân viên được khuyến khích thường xuyên cập nhật tiến độ công việc, và những đầu việc đang làm cho sếp thay vì chờ sếp chủ động hỏi mình. Tương tự, nghiên cứu sinh cũng nên chủ động giao tiếp thường xuyên với các giáo sư. Tuần trước, tôi có nói chuyện với 2 giáo sư trong hội đồng luận văn, họ đều khuyên tôi, “Sự liên lạc thường xuyên giữa sinh viên và các giáo sư trong hội đồng là chìa khoá cho sự thành công của quá trình viết luận văn.” 

Nếu có thể, hãy cố gắng hẹn gặp giáo sư hướng dẫn một hoặc hai tuần một lần (ngay cả khi có tuần bạn nghĩ bạn không có gì để chia sẻ!). Tại buổi họp, hãy chia sẻ những việc bạn đang làm, những thành tựu (dù nhỏ) mà bạn đạt được, những khó khăn bạn gặp phải khi làm nghiên cứu. Sinh viên thường sợ phải chia sẻ những khó khăn/thất bại (như không biết phải dùng mô hình nào, không biết phải đặt bài viết vào cơ sơ lý thuyết nào, thí nghiệm thất bại, vân vân) vì sợ sẽ bị đánh giá một cách tiêu cực. Nhưng ta nên chia sẻ khó khăn với giáo sư hướng dẫn và những thành viên trong hội đồng luận văn sớm để xin lời khuyên và hướng dẫn. 

Thẳng thắn chia sẻ nguyện vọng, nhu cầu, và mục tiêu tương lai

Nghiên cứu sinh tiến sỹ thường ngại nói lên những mong muốn của bản thân, phần vì không muốn làm phiền các giáo sư, phần vì lo lắng các yêu cầu của mình sẽ bị từ chối. Đôi khi những khác biệt về văn hoá cũng cản trở ta thẳng thắn chia sẻ nguyện vọng của bản thân. Lúc mới bắt đầu chương trình PhD, tôi thường gợi ý xa gần và hi vọng giáo sư sẽ tự hiểu ý mình. Có một chuyện đến giờ tôi vẫn nhớ mãi. Một lần, giáo sư hướng dẫn hỏi tôi có muốn tham gia một dự án thầy đang làm với một đồng nghiệp không, tất nhiên là tôi rất muốn rồi. Tôi thể hiện sự hứng khởi ấy bằng việc tham gia buổi họp đầu tiên, và ghi lại những ý chính của buổi thảo luận. Thế mà, sau đó giáo sư vẫn bảo, “Nếu em không thấy hứng thú hoặc không có thời gian cho dự án này, thì cũng không sao cả.” Tôi mới email bảo thầy, “Em rất hào hứng tham gia dự án này” (I am excited about this project). Đến lúc ấy, giáo sư mới chắc chắn là tôi cũng thích nghiên cứu này lắm! 

Dần dần tôi nhận ra, cách tốt nhất để không gây hiểu lầm, là thẳng thắn chia sẻ suy nghĩ, nguyện vọng của bản thân. Muốn tham dự một hội thảo. Muốn được giới thiệu với một giáo sư hoặc một nhà nghiên nào đó trong ngành. Muốn xin thư giới thiệu. Muốn được dạy một khoá học nào đó. Hãy luôn chủ động nói lên nhu cầu của bạn. Tôi tin, bạn sẽ nghe câu trả lời “có” nhiều hơn bạn nghĩ đấy. 

Vì số lượng đầu việc nhiều và những yêu cầu về chất lượng cao, sinh viên nghiên cứu nhiều khi thiếu tự tin (insecure). Khi thấy giáo sư dành nhiều thời gian hoặc tạo cơ hội nghiên cứu cho một bạn sinh viên nào đó, ta có thể nghĩ chắc hẳn có sự thiên vị, không công bằng gì đây. Thế là ta luôn tự hỏi, “Tại sao sinh viên đó nhận được nhiều ‘ưu ái’ hơn ta?” Bây giờ, tôi nhìn nhận những gì xảy ra xung quanh với một tâm thế hoàn toàn khác. Nếu ta cần nhiều thời gian để chia sẻ ý tưởng nghiên cứu với các giáo sư, đơn giản là hãy đòi hỏi điều đó, hoặc tìm cách để có nhiều thời gian hơn với giáo sư, ví dụ tìm gặp họ ở văn phòng, thường xuyên gửi email cập nhật thông tin, vân vân. 

Ta cũng nên thẳng thắn chia sẻ mục tiêu dài hạn cho giáo sư hướng dẫn và các thành viên trong hội đồng luận văn. Định hướng nghề nghiệp sau khi tốt nghiệp của bạn là gì? Bạn muốn theo đuổi con đường học thuật hay muốn làm cho các ngành công nghiệp? Nếu theo đuổi con đường học thuật, bạn muốn làm việc cho một trường Đại học chuyên sâu về nghiên cứu hay giảng dạy? Bạn muốn tìm việc ở Mỹ hay ở các thị trường khác trên thế giới, hay muốn về Việt Nam? Khi hiểu rõ mục tiêu dài hạn của bạn, các giáo sư sẽ có định hướng tốt cho bạn. Chẳng hạn, vì hiểu rõ mục tiêu của tôi, mà đối với mỗi giai đoạn trên con đường PhD, thầy sẽ khuyên tôi nên tập trung vào hoạt động gì, khi nào thì nên bắt đầu giảng dạy, nên kết nối với ai, vân vân.  

Tất nhiên không có gì đảm bảo rằng làm theo đúng hướng dẫn của các giáo sư, tôi sẽ đạt được mục tiêu dài hạn mà mình đề ra. Nhưng tôi luôn tâm niệm, ta nên cố gắng làm tốt nhất những gì trong khả năng kiểm soát của ta, (còn lại hãy để cho may mắn quyết định)!

Luôn chủ động trong các mối quan hệ công việc

Để luôn chủ động trong mối quan hệ với các giáo sư, ta phải hiểu được tính cách, phong cách làm việc, điểm mạnh điểm yếu của họ. Phong cách làm việc của giáo sư thế nào? Giáo sư muốn tiếp nhận thông tin qua email, hay gặp gỡ trực tiếp? Cách suy nghĩ, tư duy của giáo sư thế nào? Mục tiêu của giáo sư là gì? 

Hội đồng luận văn của tôi có 5 người, và đúng là mỗi người mỗi vẻ. Có giáo sư chỉ đưa ra những phản hồi chung về ý tưởng lớn của bài, có giáo sư lại đọc kỹ và nhận xét từng câu, từng đoạn tôi viết. Có người luôn bắt đầu mỗi cuộc họp bằng những câu hỏi về cuộc sống riêng của tôi, có người lại luôn đi thẳng vào công việc. Có người có kỹ năng tổ chức công việc rất tốt, có người lại hay hay quên những chi tiết nhỏ nhỏ. 

Khi đã hiểu phong cách làm việc của từng người, thì ta nên có cách tiếp cận khác nhau phù hợp với mỗi người. Ví dụ, nếu giáo sư của bạn là người không có kỹ năng tổ chức công việc hoàn hảo và có xu hướng để ý đến bức tranh lớn hơn là những chi tiết nhỏ thì bạn có thể đảm bảo công việc trôi chảy bằng cách thường xuyên gửi email cập nhận công việc, và deadline những sự kiện lớn. 

Mấy tháng trước, tôi cần xin hai thư giới thiệu để nộp cho một fellowship. Tôi nhờ hai giáo sư, tạm gọi là B và K nhé. Giáo sư B là người tổ chức công việc rất tốt, khi giáo sư đã nhận lời, tôi hoàn toàn yên tâm là thư sẽ được gửi đi đúng hạn. Giáo sư K thì ngược lại, thầy hay quên chi tiết nhỏ, nên trước khi hết hạn 2 ngày tôi gửi email cập nhật tiến độ một dự án chúng tôi đang làm chung, kèm theo “lời nhắc nhở” về thời hạn nộp thư giới thiệu cho tôi. Để làm việc hiệu quả với một người mà kỹ năng tổ chức công việc không phải là điểm mạnh, thì cách tiếp cận tốt nhất là ta phải rất “có tổ chức”!

Có thể bạn đang nghĩ, “Tại sao mình phải thay đổi? Lẽ ra giáo sư phải thay đổi chứ? Lẽ ra giáo sư nên học cách tổ chức công việc tốt hơn chứ?” Hãy nhớ rằng, nghiên cứu và luận văn là ưu tiên hàng đầu của bạn, nhưng có thể là ưu tiên thứ…238 của giáo sư. Mỗi khi lấn cấn không biết phải phải hành xử thế nào, tôi sẽ tự hỏi, “Mục tiêu mình hướng tới là gì?” Và câu trả lời luôn là làm sao để công việc được trôi chảy, nghiên cứu suôn sẻ, và duy trì được mối quan hệ công việc hiệu quả. 

Tất nhiên, dù bạn có kỹ năng quản trị cấp trên rất tốt đi nữa, có thể bạn sẽ vẫn gặp khó khăn trong việc tạo dựng và duy trì mối quan hệ với ‘cấp trên’, nếu giáo sư của bạn thuộc một trong hai loại sau: micromanaging advisor (những người thích quản lý vi mô, chú ý quá mức đến các chi tiết nhỏ, luôn soi xét hành động của sinh viên, và đưa ra nhận xét và phê bình thay vì hướng dẫn sinh viên thực hiện công việc); hoặc absentee advisor (một người quá bận rộn, thường xuyên không có mặt đến mức không thể dành được thời cho bạn) 

Vì bài viết hôm nay đã dài, nên tôi sẽ dành một bài viết khác chia sẻ cách làm việc hiệu quả với những giáo sư khó tính như trên. 

Trước khi kết bạn, tôi muốn nhận mạnh một điều: “Managing up” không phải là luồn cúi, nịnh bợ những người nhiều quyền lực hơn ta để đạt được mục đích của mình. Đây là thái độ cần tránh trong bất cứ môi trường nào. “Managing up” là luôn chủ động trong công việc, luôn tìm kiếm cơ hội để phát triển bản thân, chủ động tìm hiểu phong cách làm việc, điểm mạnh, điểm yếu, của cấp trên để tìm phương thức làm việc hiệu quả nhất. Tôi nghĩ rằng, để “manage up” hiệu quả, ta cần luôn quan tâm trước hết đến hiệu quả và chất lượng công việc! 

Nếu bạn quan tâm đến khái niệm này, bạn có thể tìm đọc cuốn sách “Managing Up- How to Move Up, Win at Work, and Succeed with Any Type of Boss” của Mary Abbajay. Cuốn sách có thể hữu ích cho bạn nào chuẩn bị đi làm!

Cảm ơn bạn đã ghé đọc blog! Chúc bạn một tuần mới nhiều niềm vui!

Trương Thanh Mai 

One thought on ““Quản trị cấp trên”- ứng dụng thế nào vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ khi học PhD?

Xin mời bạn để lại comment

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s