Khi mới bắt đầu công việc tại trường Đại học, thách thức lớn nhất đối với tôi là cân bằng giữa việc giảng dạy và nghiên cứu. Trong kỳ học đầu tiên, việc quản lý thời gian luôn khiến tôi đau đầu, vì tôi dạy hai lớp mới. Trong một vài tuần đầu, tôi luôn trong trạng thái căng thẳng, và bực bội vì không sắp xếp được nhiều thời gian để làm nghiên cứu. Thế rồi, tôi tình cờ đọc được cuốn sách, Write No Matter What, của tiến sĩ Joli Jensen. Cuốn sách đã có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ và cách tiếp cận của tôi đối việc việc viết lách, và làm nghiên cứu. Tuy cuốn sách hướng đến độc giả là những người theo con đường học thuật, tôi tin rằng, cuốn sách sẽ hữu ích với bất cứ ai thích viết, và muốn phát triển sự nghiệp trong viết lách.

Sau khi đọc cuốn sách, tôi đã áp dụng (và điều chỉnh) một vài phương pháp mà tiến sĩ Jensen giới thiệu. Bài viết tuần này xin giới thiệu với bạn những phương pháp này.

Xây dựng hồ sơ cho từng dự án

Tiến sĩ Jensen xây dựng một hệ thống quản lý các dự án nghiên cứu, trong đó mỗi dự án sẽ có một bộ hồ sơ riêng. Trong mỗi bộ hồ sơ, ta sẽ lưu lại tất cả tài liệu từ khi xây dựng ý tưởng nghiên cứu (ghi chú ý tưởng nghiên cứu, kế hoạch thu thập số liệu, bản nháp IRB, ghi chú cuộc họp với đồng tác giả, vân vân) cho đến khi nghiên cứu hoàn thành. Tiến sĩ khuyến khích rằng các hồ sơ dự án nên được đặt ở vị trí dễ tiếp cận, vì điều quan trọng là ta phải thường xuyên kiểm tra và cập nhật từng hồ sơ dự án.

Dựa vào ý tưởng này, tôi cũng đã xây dựng một hệ thống quản lý các nghiên cứu của mình. Nhưng khác với gợi ý của sách, tôi xây dựng hệ thống trên máy tính. Tôi tạo một folder có tên “Publication Projects”. Folder này sẽ chứa từng folder nhỏ cho mỗi dự án, tên của folder được đặt theo nội dung chính của dự án đó. Trong folder của từng dự án, tôi cũng chia nhỏ thành các folder khác, tương ứng với từng giai đoạn của dự án đó.

Để thường xuyên kiếm tra (check in) các dự án, tôi sử dụng ứng dụng Sticky Notes của Windows. (Khi bắt đầu công việc mới, tôi được phát một máy tính Windows để đồng bộ với hệ thống máy tính của trường). Khi mở máy tính, điều đầu tiên tôi thấy là ghi chú về từng dự án nghiên cứu tôi đang làm. Tôi thường dành 5-10 phút đầu tiên sau khi mở máy tính để đọc xem các dự án đang ở giai đoạn nào.

Khi dự án có bước tiến mới, tôi sẽ cập nhật vào ghi chú của dự án trên màn hình máy tính. Tôi cũng thường xuyên cập nhật những việc tiếp theo cần làm và tự đặt ra thời gian hoàn thành cho từng hoạt động của nghiên cứu.

Dành thời gian “vàng” trong ngày cho nghiên cứu quan trọng nhất

Cuốn sách khuyến khích ta nên làm nhiều nghiên cứu một lúc. Tôi cũng nhận thấy tôi làm việc hiệu quả và năng suất hơn (và tâm lý cũng bớt lo lắng hơn) khi tham gia vào nhiều dự án khác nhau. Tôi nghĩ, tại một thời điểm, ta nên triển khai 3 nghiên cứu: một nghiên cứu đang trong quá trình bình duyệt (under review), một nghiên cứu ta đang viết (phân tích số liệu, và viết bài), và một nghiên cứu ta đang lên kế hoạch hoặc đang thu thập số liệu.

Tiến sĩ Jensen khuyên rằng, dù tham gia nhiều dự án, ta nên tập trung năng lượng vào một dự án duy nhất tại một thời điểm nhất định. Làm sao để làm được điều này?

Trước hết, ta phải xác định được khoảng thời gian nào trong ngày ta làm việc hiệu quả nhất. Nói cách khác, thời gian nào trong ngày, suy nghĩ và độ tập trung trí óc của ta đạt ngưỡng cao nhất. Khi đã xác định được khoảng “thời gian vàng” rồi, ta phải quyết tâm dành khoảng thời gian này để làm nghiên cứu ta cho là quan trọng và cấp bách nhất tại thời điểm đó. Ta có thể làm các công việc khác và dự án khác (không cấp bách bằng) khi năng lượng và sự tập trung của ta đã giảm bớt.

Tôi làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, từ khoảng 6 giờ sáng đến 12 giờ trưa. Năng lượng và sự tập trung của tôi giảm sau khoàng 2 giờ chiều. Vì vậy, tại mỗi thời điểm, tôi sẽ dành một vài tiếng buổi sáng cho một dự án duy nhất mà tôi đánh giá là cấp bách nhất.

Tôi thường bắt đầu một ngày làm việc lúc 6 giờ sáng, trước khi chồng và con gái thức dậy. Tôi cố gắng viết (hoặc làm những việc khác liên quan đến dự án đó) từ 6 giờ đến 7 giờ sáng.

Những hôm phải đi dạy (thứ 3 và thứ 5 trong học kỳ này), tôi sẽ không dành thêm thời gian cho dự án quan trọng nhất nữa (trừ 1 tiếng buổi sáng trước khi đi làm). Những hôm không đi dạy, tôi sẽ viết thêm khoảng 2-3 tiếng nữa vào buổi sáng sau khi đến văn phòng, thời gian còn lại của ngày sẽ dành để chuẩn bị bài giảng và làm dự án khác (ít cấp bách hơn).

Tại thời điểm này, tôi đang tập trung năng lượng vào một bài nghiên cứu được một tạp chí mời sửa và gửi lại. Đây là dự án cấp bách và quan trọng nhất của tôi tại thời điểm hiện tại, nên tôi dành thời gian vàng – buổi sáng-cho nghiên cứu này. Tôi cũng đang lên kế hoạch thu thập số liệu cho hai dự án khác nữa. Vì hai dự án này chưa quá cấp bách, nên tôi dành thời gian cho chúng vào buổi chiều sau khi đã chuẩn bị xong bài giảng. Chẳng hạn, hôm qua, tôi dành khoảng 30-40 phút đọc các tài liệu liên quan đến một dự án và nghĩ về các câu hỏi cần đưa vào bảng hỏi.

Check in dự án quan trọng nhất ít nhất 15 phút mỗi ngày

Cuốn sách, Write No Matter What, khuyên rằng, ta nên kiểm tra (check in) dự án quan trọng nhất ta đang làm ít nhất 15 phút mỗi ngày. Ta có thể dành 15 phút này để đọc lại những gì ta đã làm ngày hôm trước, ghi chú những ý cần sửa, hay đơn giản là ghi lại cảm xúc, suy nghĩ, và những thách thức ta đang gặp phải. Đôi khi, ta có thể tìm ra giải pháp cho những vướng mắc gặp phải khi viết chúng ra.

Cách tiếp cận này rất phù hợp với tôi. Vì hoàn cảnh hiện tại, không phải lúc nào tôi cũng dành được 1-2 tiếng buổi sáng cho dự án quan trọng nhất.

Chẳng hạn, khi con ốm không đi trẻ được, tôi sẽ không thể dành1-2 tiếng như đã định để viết bài. Một hôm, đang chuẩn bị làm việc thì tôi nhận được tin nhắn của cô giáo Bí Ngô. Cô bảo nàng bị sốt, và tôi phải lái xe về đón nàng (dù nàng  vẫn ăn chơi, nghịch ngợm, nhưng cô sợ lây cho các bạn khác). Văn phòng của bạn đồng hành thì ở xa hơn và công việc không linh hoạt giờ giấc như công việc của tôi nên anh không thể về được. Lại có đêm, nàng ngủ không ngon, tôi cũng mệt và không thể dậy sớm làm việc được.

Ngoài ra, cũng có những hôm tôi phải dành nhiều thời gian để chuẩn bị bài giảng hơn, đặc biệt là những bài liên quan đến nội dung ngoài chuyên  môn của tôi. Những chủ đề này yêu cầu tôi phải đọc và tìm hiểu kỹ hơn để có thể tạo ra bài giảng tốt cho sinh viên.

Trong những trường hợp này, 15 phút “check in” thật sự rất hữu ích. 15 phút này khiến tôi giữ được sự nhiệt huyết và động lực tiếp tục dự án. 15 phút này đem lại cho tôi cảm giác rằng, dự án vẫn tiến triển, và tôi vẫn dành thời gian cho nó mỗi ngày.

Dành trọn vẹn một ngày cho nghiên cứu

Ngay từ đầu học kỳ, tôi dành toàn bộ thứ 6 cho nghiên cứu. Tôi thường bảo với đồng nghiệp rằng, thứ 6 là “ngày làm việc tại nhà” của tôi. (Các đồng nghiệp trong khoa đều dành một ngày trong tuần làm việc ở nhà). Vào thứ 6, dù việc giảng dạy và các việc hành chính khác có bận rộn đến đâu, tôi cũng sẽ để dành đến thứ 2. Chỉ trừ trường hợp đặc biệt, tôi sẽ từ chối đi gặp gỡ hay uống cà phê với đồng nghiệp và bạn bè vào thứ 6.

Thỉnh thoảng, bạn đồng hành hay trêu, tôi…kỷ luật quá, luôn có kế hoạch cụ thể và thời gian hoàn thành cho từng hoạt động của dự án. Nhưng thật ra, càng kỷ luật càng tự do. Khi đạt được tiến bộ trong nghiên cứu, tôi cảm thấy thật sự rất vui và hài lòng.

Cảm ơn bạn đã ghé đọc. Chúc bạn một tuần mới vui.

Trương Thanh Mai